El TdeA Institución Universitaria viene trabajando en un sistema de automatización de varios procesos, uno de ellos es el de las historias académicas de estudiantes matriculados que se encontraban en formato de papel, con una cantidad de 16.848 expedientes.
De manera simultánea desarrolla el proceso de los expedientes académicos de estudiantes graduados de los periodos comprendidos entre el 2006-2 y el 2020-1; adicionalmente, se implementó el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, entre los cuales se incorporan las comunicaciones oficiales.
Con la información que se tiene automatizada de los estudiantes, la Institución puede dar respuesta a una solicitud de información que haya aportado a su hoja de vida y los anexos acumulados a lo largo de los años, gracias a la gestión documental que le permite al TdeA manejar su información de manera eficiente, segura y eficaz, mejorando así su productividad y capacidad para cumplir con los objetivos estratégicos.
Son avances que resalta Juan Fernando Restrepo, profesional en ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivista; líder de gestión documental del TdeA, quien señala, además, dos temas transversales al proceso que son la ética y la cultura organizacional. “En esta área somos dos personas a cargo del sistema de gestión que es dinámico, transparente y transversal a toda la Institución, ya que cada acción realizada sobre los documentos puede ser rastreada y auditada”, indica el empleado.
En el proceso, tanto Juan Fernando como Carlos Arturo Restrepo, ambos egresados del TdeA en Administración Documental y Micrografía, tienen las misión de desarrollar las acciones del área con las responsabilidades de implementar la cultura archivística, como propósito institucional.
La gestión documental es tarea de filigrana, no se trata de acumular documentos sin razón por lo que tiene una normativa que la rige como la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y el Acuerdo 01 de 2024, que son los que origina y reglamenta todos los procesos archivísticos, así como seguir las directrices y disposiciones del Archivo General de la Nación.
“El TdeA está al día con la implementación de los instrumentos y las herramientas archivísticas. Para los procesos automatizados que tenemos hasta el momento: comunicaciones internas, comunicaciones externas recibidas, comunicaciones externas despachadas y expedientes académicos matriculados y graduados, usando el aplicativo Royal Software +, que es un repositorio de la información automatizada. El aplicativo, en el módulo de comunicaciones oficiales, una vez se realice el proceso de radicación de un comunicado, le envía al destinatario una notificación a su correo con un código QR, para que sepa que tiene una correspondencia pendiente para tramitar o ya finalizada”, explica Juan Fernando Restrepo.
Otro aspecto crucial es la implementación de instrumentos de control, como los inventarios documentales, las hojas de control, que permiten realizar la trazabilidad física de los contenidos de un documento dentro de un expediente. Por ejemplo, un expediente laboral puede contener varios tipos documentales y el instrumento de control indicará con precisión qué folios corresponden a cada tipo documental dentro del expediente, entre otros.
Juan Fernando destaca que el cumplimiento del Código Ético de Integridad es muy importante para el archivista porque asegura la confidencialidad y la integridad de la información a su cargo. Así, con el apoyo de Carlos Arturo, con casi 30 años de labores en el TdeA, se ejecutan con responsabilidad las acciones institucionales en el área, con la visión común del mejoramiento permanente.
Como anécdota, se destaca que el Centro de Documentación tiene documentos desde 1979 a la fecha. Inclusive guarda algunos registrados antes de ese año cuando el TdeA era parte del Instituto Central Femenino, pero por el volumen de los documentos, que se acerca a las 3.000 cajas de archivo, esté material está almacenado en las bodegas de un tercero, donde se custodia y se brinda seguridad y protección a la documentación.
Hoy en día, la política de cero papel impulsa la creación de archivos digitales, que utilizan un tipo de almacenamiento diferente pero igualmente crucial. La gestión documental en cualquier soporte constituye la memoria y la cultura organizacional, ya que en cada documento hay una historia por contar.
The Document Management of the TdeA: A Story to Tell
The TdeA University Institution has been working on an automation system for several processes, one of them is that of the academic records of enrolled students that were in paper format, with 16,848 files. Simultaneously, it develops the process of the academic records of graduate students from the periods between 2006-2 and 2020-1; In addition, the electronic archival document management system was implemented, including official communications.
With the information that is automated from the students, the Institution can respond to a request for information that has been provided to their resume and the annexes accumulated over the years, thanks to the document management that allows the TdeA to manage their information efficiently, safely and effectively, thus improving their productivity and ability to meet strategic objectives.
These are advances highlighted by Juan Fernando Restrepo, a professional in information and documentation sciences, librarianship and archivist; document management leader of the TdeA, who also points out two cross-cutting issues to the process, which are ethics and organizational culture. "In this area we are two people in charge of the management system that is dynamic, transparent and transversal to the entire Institution, since every action carried out on the documents can be tracked and audited," says the employee.
In the process, both Juan Fernando and Carlos Arturo Restrepo, both graduates of the TdeA in Document Administration and Micrography, have the mission of developing the actions of the area with the responsibilities of implementing the archival culture, as an institutional purpose.
Document management is a filigree task, it is not about accumulating documents for no reason, which is why it has a regulation that governs it such as Law 594 of 2000, Law 527 of 1999 and Agreement 01 of 2024, which are the ones that originate and regulate all archival processes, as well as following the guidelines and provisions of the General Archive of the Nation.
"The TdeA is up to date with the implementation of archival instruments and tools. For the automated processes we have so far: internal communications, external communications received, external communications dispatched, and academic transcripts enrolled and graduated, using the Royal Software + application, which is a repository of automated information. The application, in the official communications module, once the process of filing a communication is carried out, sends the recipient a notification to their email with a QR code, so that they know that they have a pending correspondence to process or already completed," explains Juan Fernando Restrepo.
Another crucial aspect is the implementation of control instruments, such as documentary inventories and control sheets, which allow the physical traceability of the contents of a document within a file. For example, a labor file may contain several types of documents and the control instrument will indicate precisely which pages correspond to each type of document within the file, among others.
Juan Fernando stresses that compliance with the Code of Ethics of Integrity is very important for the archivist because it ensures the confidentiality and integrity of the information in his charge. Thus, with the support of Carlos Arturo, with almost 30 years of work in the TdeA, institutional actions in the area are executed responsibly, with the common vision of permanent improvement.
As an anecdote, it should be noted that the Documentation Center has documents from 1979 to date. It even keeps some registered before that year when the TdeA was part of the Instituto Central Femenino, but due to the volume of the documents, which is close to 3,000 archive boxes, this material is stored in the warehouses of a third party, where it is guarded, and security and protection is provided to the documentation.
Today, the zero-paper policy drives the creation of digital files, which use a different but equally crucial type of storage. Document management in any medium constitutes memory and organizational culture, since in each document there is a story to tell.